一、公文的种类

行政机关公文的种类主要有以下几种：

（一）请示

用于向上级机关请求指示、批准。

（二）报告

用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议、答复上级机关的询问。

（三）通知

用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。（通知一般可分指示性通知、批复性通知、贯彻性通知）

（四）通报

用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）通告

用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（六）公告

用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（七）决定

用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（八）规定

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（九）条例

用于党的组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十）会议纪要

用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十一）批复

用于答复下级机关的请示事项。

（十二）意见

用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十三）命令（令）

用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（十四）决议

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（十五）议案

用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十六）函

用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函可分问函和去函（也叫复函）两种。问函是对工作的咨询、询问或请示答复；去函（复函）是对问函的回复。

二、公文格式

公文一般由发文机关标识（版头）、密级、紧急程度、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印制版记、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注、份数、页码等部分组成。

（一）发文机关标识（版头）

行政机关公文用纸采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）左侧装订。上行文版头110±1㎜，下行文37±1㎜。

发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。联合行文，主办机关名称排列在前，也可以并用联署机关名称。

（二）密级

行政机关公文涉秘密级标注于发文机关标识右上角，用3号黑体字标识，两字之间空1字。常见的有密码电报或明传电报（办公厅有具体格式要求）两种。

（三）紧急程度

对公文送达和办理的时间要求。行政机关公文紧急程度标注于发文标识右上方空一行或两行,居右顶格，用3号黑体字标识，两字之间空1字。有秘级的标注密级下方，应当分别标明“急件”、“特急”。密码电报和明传电报，应当分别标明“平急”、“ 加急”、“ 特急”、“ 特提”。标注于公文发文标识的右上方，空一行或两行,居右顶格。用3号黑体字标识，两字之间空1字。

（四）发文字号

发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成，标注于发文标识（版头）下方空1行居中或居左空1格（是否空格国家未作强制性要求）标注。用3号仿宋体字顶格或空1格标注。发文年份、序号用国际标准阿拉伯数字标注。年份应标全称，用6角括号“〔 〕”括入,(例如:长规发〔2013〕1号）序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号(例如:长规联发〔2013〕1号）。如果联合行文的部门属于党和行政机关联合行文，应暑党的发文字号。

（五）签发人

上行公文应当在发文字号右侧标注签发人，签发人后标注签发人姓名。其中“签发人”用3号仿宋体字标注，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。右侧空1格标注(是否空1格,国家未做强制性要求)。平行和下行公文不标注签发人和签发人姓名，“发文字号”居中即可。

联合上行的公文应分别标注联合发文机关的签发人姓名，以主办机关排列在前，以下各部门分别单行标注，签发人姓名上下格对齐。

（六）公文标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容、发文机关、和公文的种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号，位于红色横线下1行用小2华文中宋体字加粗标注，可用1行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整排布对称，间距恰当。

（七）主送机关

主要指公文的受理机关，主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注。回行时顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。决议、条例、决定、规定、会议纪要没有主送机关。通知、通报、通告、请示、报告、函一般有主送机关。

（八）正文

公文正文是公文的主体，用来表达公文的内容。位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份、标点符号不能顶格。正文用3号仿宋体字；一般每页排22行，每行28个字(页面设置上下2.54cm，左右2.7cm；字体标准；段落固定值31)；文中的结构层数（公文正文中的大小标题）一层：“ 一 ”、“ 二 ”、“ 三、 ”……用3号黑体字标注；二层：“（一）” “（二）” “（三）”……三层：⒈ ⒉ ⒊ …… 四层：⑴ （2）（3）……分别用３号楷体字标注。

（九）附件

附件是正文的补充。应当置于主件之后，正文结束之后空1行，左空2个字用3号访宋体字标注“附件”，后标全角冒号并标注顺序和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字（附件：1.××××××）附件名称后不加标点符号，名称用小二华文中宋体字标注。与主件装订在一起，并在附件的左上角第1行顶格标注“附件”有序号时标注序号，附件的序号和名称前后标注应一致。

（十）发文机关署名

行政机关公文在正文结束后，有附件的在附件结束后，空2行用3号仿宋体字直接标注成文日期，不暑发文机关名称。联合下发的公文应当在正文或附件结束后暑各发文机关名称，以主办机关排列在前，每排最多暑3个发文机关名称，最后一排如余1个发文机关应居中排布，使之加盖公章时各发文机关之间不相交或相切。下1行标注成文日期。

（十一）成文日期

一般署会议通过或者负责人签发日期；行政机关公文成文日期位于正文结束后空2行用3号仿宋体字（汉字小写）右空4格标注(例如：二00四年七月十三日)。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文、成文日期加括号用阿拉伯数字标注于标题下方居中位置。联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。特殊情况署印发日期。用汉字小写将年、月、日标全，位于发文机关署名下1行右空4个字。

（十二）附注

“请示”性公文应当在附注处注明文件起草部门联系人姓名和联系电话。即：成文日期下空3—4行用3号仿宋体字居左空2格标注(联系人：××× 联系电话：××××××）。

（十三）印章

公文除“会议纪要”和印制的有特定版头的普发性公文（如，电报形式）外，应当加盖发文机关印章。行政机关单一机关制发的公文在落款处不暑发文机关名称，只标注成文日期，加盖印章一般采用中套方式。印章应端正，居中压成文日期，印章用红色。

当印章下弧无文字时采用下套方式，上不压正文，下压月，即仅以下弧压在成文日期上。一般政府性公文（带国徽）采用下套方式加盖印章。当印章下弧有文字时需用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空4字标成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十四）印制版记

版记应置于公文最后一面，由主题词、抄送机关、公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端最后一行。

（十五）主题词

按《公文主题词表》和市政府办公厅的有关要求标注主题词内容。位于抄送机关上方，居左顶格标注，后标全角冒号。 “主题词”用3号黑体字加粗标注，词目用3号小标宋体加粗标注，词目间空1个字。

（十六）抄送机关

指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。应当使用全称，或者规范化简称、统称。“抄送机关”位于主题词下1行，用3号仿宋体字标注“抄送”(也可以顶格,国家未做强制性规定)后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开。回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（十七）印发机关、印发日期

位于抄送机关之下，（无抄送机关在主题词之下）占1行位置用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字（印发机关和印发日期左右是否空1格国家未做强制要求）。印发日期以最后领导签发日期为准，用阿拉伯数字标注。

（十八）份数

位于印发机关、印发日期下1行，右空1个字加括号标注。例如：（共印××份）

(十九)页码

用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码距右空1字，双页码距左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

三、行文规则

（一）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

（二）机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

1．向本机关的上级机关报送公文，只能使用“请示”、“报告”、“意见”3个文种。“请示”要一文一事，简要单一,不要一文数事，更不要把请示的问题夹带在“报告”中，请示需同时抄送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。要求上级机关批复的问题要明确提出；向上级机关请示事项，要给上级机关留出决策、研究的时间：一般事项不少于一周，紧急事项也不得少于3个工作日，特别紧急的事项需要在一周内批复的（突发事件或领导同志另有交待的事项除外），必须在文中说明紧急原因及在本单位、相关部门的办理过程。向上级机关报“意见”，文中须说明所提意见是供上级机关参考还是请上级机关审批。

2．向上级机关报送的公文，由公文的起草部门报局办公室呈分管局长、一把手局长审定后，由局办公室按公文行文规则统一上报。做到内容准确无误，观点明确，条理清楚，文字简洁，一般不要超过3000字。

3．向上级机关报送的公文，格式要规范发文机关标识、发文字号、签发人（包括会签人）、公文标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、份数、页码等部分必须齐备。

4.向上级主管部门报送“请示”、“报告”、“意见”，由局办公室通过公务员驾驶舱电子报送。

5.向市政府常务会议报送材料，一律用A4纸，高297毫米，宽210毫米；每页22行，每行28个字，白头打印。

会议材料大标题用2号宋体字加粗标注；正文用3号仿宋体字标注；正文中的大标体用3号黑体字标注；其它小标题用3号楷体字标注；材料一律左上角装订。正文中的第一层标题“ 一 ”后面用“ 、 ”号标注；小标题“1”后面用“ ． ”标注。 标题“（ 一 ）”和“（1）”后面不标注标点符号。

上报政府常务会议材料一式65份，市长办公会议材料一式50份，其它材料的份数根据会议需要确定分数。

材料结束后要在注落款处标明单位名称和日期(阿拉伯数字)。并插入页码(居右)。

上报材料的同时需上报常务会议汇报人名单和汇报所需的时间及相关列席部门名单。

6．向上级机关（市政府）报送简报必须经上级机关（办公厅）登记备案，份数一般为20份（也可以与办公厅商定）；未经登记备案的简报，上级机关（市政府办公厅）一律不予受理。

7．向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

8．向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。向下机关行文只能下发至一级，不得隔级下发文件。

9．不相隶属机关之间一般用“函”行文。

10．受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。

11．请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。

12．对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

13．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”更不得以个人名义向上级机关请示问题。

14．“请示”和“报告”的区别，“请示”事前向上级机关行文，请求上级机关的批复意见。可分书件批复和电话批复两种，书件批复是通过公文形式下发或领导对请示事项的具体签批意见。电话批复是以电话形式告知对请示事项的意见和结果。“报告”事后向上级机关汇报工作的落实情况和结果，有时也带建议和意见。

四、发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核等程序。

（一）草拟

1．符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2．情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3．公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。

4．拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

7．应当使用国家法定计量单位。

8．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9．公文中数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（二）审核

公文起草部门（承办）将所起草的公文报局办公室呈相关领导审定、按照领导的审定意见如需拟制红头文件报送的，由局办公室按要求审核报送。

（三）签发

根据《国家行政机关公文处理办法》第二十八条规定：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行公文，需由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

（四）复核

公文正式印制前，办公室应当进行复核、把关，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

（五）复核后的公文经办公室加盖印章、分发、登记。

二○一三年四月二十二日