第一条　为了加强我局对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用，更好地为行政执法工作服务，根据国家、省、市有关法律、法规，结合我局行政处罚工作实际，特制定本办法。
　　第二条　行政处罚档案，是我局规划许可和规划管理工作的重要依据和真实记录，是规划许可全部档案的重要组成部分。各处室必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求，做好行政处罚案件的立卷归档工作。
　　第三条　行政执法卷宗必须一案一卷。根据不同情况可以分为主卷、副卷。依据违法事实的主次确定卷宗的主卷、副卷。
　　第四条　行政执法文书必须用黑色碳素笔书写、签发（电脑打印）。行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理、填写完善、编写页码后交档案管理人员统一归档。归档前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查。
　　第五条  档案管理人员收到已结案的行政处罚档案后，要认真检查档案的完善情况，统一编写归档号装订成册，并做好存档登记工作。在检查过程中如发现档案有错填、漏填、内容与目录不符等情况，应及时返还办案人改正。
　　第六条  对于存在分期、缓缴罚款情况的案件，办案人员应在市局处罚委员会同意当事人分期、缓缴罚款申请后15个工作日内交档案管理人员临时存档。档案管理人员做好登记的同时分期、缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款。
　　第七条 执法人员发现违法情况后，应立即开始收集有关本案的各种行政执法文书，着手立卷工作。归档的行政执法文书材料，必须是真实、准确、法律手续完备的原件。在案件办结后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续或相关证明材料不完备的，应及时补齐或补证，剔除与本案无关的材料。
　　第八条　卷内行政执法文书材料，一般只保存一份(有领导批示的除外)，重份的文书材料一律剔除。照片等声像材料要写好文字说明，随纸质文件一起立卷。
　　第九条　行政执法文书材料排列总的要求是，按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。其一般排列顺序为：
　        卷宗封面；
　        卷内文件目录；
  　　    举报材料
  　　　　现场检查记录
  　　　　行政处罚立案申请审批表；
          现场勘验记录（包括现场照片）
　　　　  规划许可文书复印件（黄证、绿证附件附图）
          调查询问笔录及相关证据材料
  　　　　违法建设案件调查终结报告
  　　　　行政处罚委员会集体讨论会议纪要
  　　　　行政处罚告知书
  　　　　送达回证
  　　　　当事人陈述申辩笔录
  　　　　行政处罚听证告知书
  　　　　行政处罚听证通知书
  　　　　听证委托书
  　　　　行政处罚听证笔录
 　　　　 行政处罚听证报告
　　　　　行政处罚决定书
 　　　　 送达回证
 　　　　 行政复议或行政诉讼有关文书材料
 　　　　 强制执行申请书（强制措施申请书）
 　　　　 分期、缓交罚款申请表
 　　　　 罚款票据粘贴页
 　　　　 行政处罚结案审批表
 　　　　 立卷、验卷情况记载（卷底）
　　第十条　一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后，要逐张编页号，两面有文字的两面都编号。一本卷宗编一个流水页号。卷宗封面、卷内文件目录、卷底不编页码。页码一律使用阿拉伯数字，用铅笔书写在右上角。
　　第十一条　要认真登记好卷内文件目录。卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号。卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记，标明所在页号。“页号”一栏，只有最后一份文件填起止号，其余各份文件只填起始号。
　　第十二条　卷宗封面所列的各个项目，都要用黑色碳素笔逐项填写齐全，书写要工整。“长规罚   字（  ）   号”栏，填写归档编号，如长规罚朝字（2011）1号。
　　第十三条　装订前要做好行政执法文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。
　　第十四条　卷宗必须使用A4纸。卷宗装订用线绳三眼一线装订牢固，不要漏订。
　　第十五条　卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并将经办人员名章加盖于骑缝处。卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查，并签字。凡不符合规定要求的，由原办案人负责重新整理。
　　第十六条　录音、录像带和证物(单独装袋的)材料，应与卷宗(文字材料)统一排列编号存放(特殊的也可以单独存放)，统一划分保管期限。
　　第十七条　卷宗检查合格后，由执法机构指定专人保管。归档编号按案件发生年份归档，按结案日期编号，进行登记造册。
　　第十八条   办案人不得将行政处罚档案据为已有、私自销毁或拒绝归档。
　　第十九条　已结案归档的行政处罚卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得原办案人和档案人员同意，并经办案单位领导批准，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。
　　第二十条　永久性建筑工程违法的行政处罚卷宗保管期为永久。
　　第二十一条　借阅、调阅行政处罚卷宗，应由行政机关负责人批准，并履行借阅登记手续。
　　第二十二条　本办法在实施中的未尽事项，由长春市规划局负责解释。
    第二十三条  本规定自公布之日起施行。

二○一一年六月二十八日