关于印发《飞跃街道办事处档案管理办法（试行）》的通知

飞街办字〔2020〕1号

各科室，各村（办）、社区：

　　现将《飞跃街道办事处档案管理办法（试行）》印发给你们，请认真做好落实。

　　飞跃街道办事处

　　2020年11月9日

　　飞跃街道办事处档案管理办法（试行）

　　第一章 总 则

　　第一条 为了加强飞跃街道办事处（以下简称街道办事处）的档案管理工作，科学地管理档案、充分发挥档案在街道办事处建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）和《机关档案工作条例》、《会计档案管理办法》、《科学技术档案工作条例》、《长春新区档案管理办法》等有关法律、法规及相关规定，结合街道办事处实际，制定本办法。

　　第二条 本办法所称档案是指街道办事处各部门，在各项活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的材料。

　　第三条 档案管理工作是街道办事处工作的重要组成内容，有利于记录街道办事处历史真实面貌、提高工作效率和工作质量、维护街道办事处合法权益。各部门须保证档案资料的完整、安全和有效利用。

　　第二章 档案管理工作机构及职责

　　第四条 综合办公室是街道办事处档案室和档案管理工作的归口管理部门，行使档案管理职能，对街道办事处档案工作实行统筹规划、组织协调，对街道办事处所属各部门档案管理工作进行监督和指导。

　　第五条 档案室（综合办公室）的主要职责

　　（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规以及规章制度。

　　（二）指定专人作为档案管理工作人员，履行档案管理义务，遵守档案管理规定。

　　（三）负责收集、整理、编目、统计、鉴定和管理街道党工委、办事处和各部门在各项活动中形成的档案以及有关资料，维护档案的完整与安全。

　　（四）负责按要求向新区档案馆移交档案资料。

　　（五）负责档案数据库的日常管理及档案信息化建设工作，编制档案检索工具和汇编材料，开发档案信息资源，做好档案利用工作。

　　（六）贯彻执行有关保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

　　（七）负责完成长春新区档案管理部门交办的其他事项。

　　第三章 文件材料的形成及归档

　　第六条 凡属归档范围的文件材料，需按规定向档案室（综合办公室）移交，实行集中统一管理，任何部门不得据为己有或拒绝归档。

　　档案的保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为10年、30年。为便于档案利用，10年保管期限的档案由档案形成部门自行保管利用；永久及30年保管期限的档案，由档案形成部门于当年12月末或次年1月初，按照归档要求整理、立卷、编制归档文件目录，提交街道档案室（综合办公室）。

　　（一）文书类档案归档。文书类档案的整理、移交、归档是档案工作的重要组成部分。

　　1.由综合办公室参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）相关规定，编制街道《文件材料归档范围和档案保管期限表》。

　　2.由各部门起草，以街道办事处或部门名义向上级报送的有关人、财、物等重点领域的工作请示，在上级批复后，需将有领导签字审批的原件或复印件统一报送至综合办公室进行材料鉴定，确定保管期限及保管部门。

　　3.以部门名义（加盖本部门公章）签订的各类合同由各部门自行存档保管；以街道办事处名义（加盖办事处公章）签订的各类合同，在加盖公章后，由综合办公室对合同原件进行登记存档。

　　4.各部门在日常工作开展中形成的一般性业务档案、举办活动形成的活动档案、部门会议记录和以部门名义印发的文件、通知等文件材料由各部门自行存档保管。

　　（二）会计类档案归档。每年形成的街道办事处本级和社区的财务会计凭证、会计账簿、财务会计报告等材料，由综合办公室按照归档要求，负责整理立卷并编制归档文件目录，在会计年度终了后，于次年3月最后一周工作日移交财务档案室统一保管。具体归档要求参照中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号发布修订后的《会计档案管理办法》。

　　（三）工程类档案归档。街道办事处本级及下级各类工程项目在工程建设及工程管理过程中所形成的立项、审批、设计、招标、施工、监理、验收等应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料的保管期限为永久，在工程竣工验收后6个月内，由项目负责人将建设项目竣工档案向档案室（综合办公室）移交。

　　（四）实物类档案归档。实物档案分为奖牌、奖杯、奖状等，各部门按照文书档案移交方式和时间安排向档案室（综合办公室）进行移交。实物类档案保管期限分为永久和30年。

　　（五）声像类档案归档。各部门在开展重要活动中形成的声像资料分为永久和定期两种。各部门按照文书档案移交方式和时间安排向档案室（综合办公室）进行移交。具体保管期限参照《长春市声像档案管理暂行办法》和《数码照片档案归档管理基本要求》。

　　（六）党员档案归档。由飞跃街道党工委发展或携党员档案将党组织关系转入飞跃街道党工委的党员，需将个人党员档案交由党建工作办公室整理立卷后移交街道办事处档案室进行存档。党员档案随党组织关系随时迁入或迁出，迁入档案永久存档。

　　（七）换届档案归档。村、社区换届选举结束后，按时间顺序将涉及换届选举的历次正式会议材料进行归档，包括通知单、签到单、选票或推选单、会议结果等。换届选举结论性材料单独立卷，主要内容有：上级有关选举方面的文件、通知等；本村（社区）选举工作方案，参加选举的选民名册、村民（居民）代表名册、村委会（居委会）成员册、党组织成员名册、村务（居务）监督委员会成员名册、选举各阶段的公告等，各村（社区）需将上述材料原件交由街道办事处档案室存档。

　　（八）政府采购档案归档。政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录，各部门、各村、各社区在开展政府采购业务时，根据《政府采购法》等相关法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录，除特殊情况外均要求将原件存于街道办事处档案室。一般应在政府采购交付验收和结算完成三个月内，按照归档要求，由项目责任人将该计划的全套文件材料进行收集、整理、立卷、装订、编制目录并移交街道办事处档案室（综合办公室）。

　　（九）其他材料归档。上级或本级相关文件中明确要求需要进入档案室存档的材料，需提供有明确存档要求的正式红头文件后，方可向街道办事处档案室进行移交。

　　第七条 文件材料归档要求。

　　（一）归档的文件材料必须完整、系统，符合其形成规律，保持文件材料之间的有机联系，分类和组卷要便于保管和提供利用。

　　（二）归档的文件材料必须准确地反映本单位职能活动的真实内容和历史过程，做到文图相符，数据准确可靠。声像材料归档时必须有文字说明，写明所反映的内容、时间、人物、地点、摄录者等。

　　（三）文件材料形成部门或人员必须将原件归档，用圆珠笔、铅笔、彩笔和复写纸书写的文件材料和复印件一般不得作为归档文件。

　　（四）文件材料的整理立卷，按照国家标准或行业标准、地方标准执行，做到标准化和规范化，保证案卷质量。

　　第八条 文件材料的移交手续。

　　（一）档案室（综合办公室）对各部门移交的文件、资料进行逐一清点，核对移交目录，验收合格后由双方负责人和经手人在文件材料移交目录上签字。如有异议，及时反馈，档案形成部门根据审核建议，及时纠正、补充完善后，再移交档案室。移交单和移交目录分别一式两份，交接双方各执一份。

　　（二）各部门合并、撤销时，撤销部门应对档案进行清理、鉴定和整理，按规定向档案室和并入部门移交。

　　（三）对涉密文件、资料等的移交，交接双方需严格核查，认真登记备查。

　　第四章 档案的利用与销毁

　　第九条 加强档案管理，做好各类档案的利用工作。

　　（一）各部门在查阅档案时，须在阅览室内进行并履行登记手续，经档案管理部门负责人同意，档案工作分管领导签字批准后，方可查阅。

　　（二）凡外单位人员前来调取档案材料，须由外单位调取人填写《飞跃街道调取资料登记表》，明确标注调取资料的单位、调取时间、调取人、调取资料事由，由部门经手人填写调取资料内容及页数并签字，经请示街道相关领导签字同意后，方可调取。部门经手人在调取档案材料复印件每页明确标注调取档案材料的来源、用途和调取时间。登记表原件、外单位人员工作证件复印件、身份证复印件、介绍信等材料由综合办公室统一存档。

　　（三）由街道各部门协助外单位人员办理档案材料调取时，部门工作人员可以先在《飞跃街道调取资料登记表》明确标注调取资料内容及页数并签字，请示街道主要领导签字同意，再由外单位人员亲自填写调取单位、调取人姓名、调取资料事由后，方可将调取档案资料交由外单位。部门经手人在调取档案材料复印件明确标注调取档案材料的来源、用途和调取时间。登记表原件等材料由综合办公室统一存档。

　　（四）凡私自转借、摘抄、复制、故意损坏、填注、涂画、销毁、涂改、伪造、窃取档案者，根据《档案法》、《保密法》有关规定追究责任。

　　第十条 档案的销毁。依据国家档案局8号令和10号令的规定，由档案室对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案要编制销毁清册，登记所销毁档案的时间、数量及主要内容。销毁档案，应遵循保密原则及有关规定并指派专人（两人以上）负责监督销毁，参加档案销毁的人员要在销毁清册上签字，销毁清册作为永久保存件归档。

　　第五章 档案室的管理

　　第十一条 保证档案安全责任重大，必须严格履行档案管理制度，明确责任，加强管理。

　　（一）档案保管工作。要采用专业的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防止档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

　　（二）按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的长期保护管理和使用。

　　（三）坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密工作，确保档案完整安全。

　　（四）加强档案室基础设施建设，逐步购置先进设备，改善档案室管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。

　　（五）档案室管理人员要做到定期打扫卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。未经允许，非工作人员不得擅自进入档案室。

　　（六）交接进室的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还。

　　第六章 附 则

　　第十二条 本办法自印发之日起开始实施，由综合办公室负责解释和修订。

 　　 飞跃街道综合办公室 

2020年11月9日印发